Warum wir auch nach Corona einen digitalen Arbeitsplatz brauchen
Mit Corona bekommt das Thema Digitalisierung eine ganz neue Bedeutung. Von einem Tag auf den anderen mussten rund ein Fünftel der deutschen Arbeitnehmer ins Homeoffice umziehen. Das hat in den meisten Unternehmen sowohl die Kommunikation als auch die Art der Zusammenarbeit von heute auf morgen verändert. Für die Mitarbeiter zuhause sind die digitalen Tools zur Zusammenarbeit plötzlich existenziell. Viele Firmen mussten innerhalb weniger Tage eine digitale Infrastruktur aufbauen, was normalerweise ein Jahres-Projekt gewesen wäre. Und für alle haben News eine ganz neue Bedeutung bekommen: Wie erfahren wir, wie es weitergeht? Wir lernen aus der besonderen Situation, wie wichtig inzwischen der digitale Arbeitsplatz ist und dass wir – wenn es sein muss – schnell etwas aufbauen können, was funktioniert. Um auch zukünftig erfolgreich digital zusammenzuarbeiten, müssen wir weiterentwickeln, was wir jetzt spontan realisiert haben. Wir erzählen, welche Themen/Anforderungen dabei die wichtigsten sind und wie man diese erfolgreich umsetzen kann.
Was sind die zentralen Themen, bei denen uns der Digital Workplace helfen kann?
1. News
Besonders in Zeiten wie diesen ist es wichtig, dass Mitarbeiter jederzeit umfassend informiert sind. Neben den offiziellen Neuigkeiten zur aktuellen Lage des Unternehmens, Ankündigungen und übergreifenden Themen, können die Mitarbeiter für sie relevante Kanäle abonnieren oder im Magazin nach spannenden Artikeln aus der Vergangenheit stöbern.
Im News-Bereich gibt es aber nicht nur die offiziellen Neuigkeiten, sondern auch Tipps von den Kollegen.
Alle haben hier die Möglichkeit Informationen weiterzugeben, die für die anderen Mitarbeiter relevant sind – über alle Ebenen hinweg und in alle Richtungen.
2. Wissensbasis
Zentraler Dreh- und Angelpunkt für die Arbeit im Homeoffice und von unterwegs ist eine gemeinsame Wissensbasis, auf die alle Mitarbeiter, im besten Falle orts- und geräteunabhängig, zugreifen können. Informationen, die sich oft nur in den Köpfen der Kollegen befinden, müssen heute sowohl sichtbar als auch auffindbar sein, um auch in Phasen des mobilen Arbeitens hilfreich zu sein und Produktivität zu ermöglichen.
Konzepte und Absprachen werden auf einer Online-Wissensplattform notiert, für deren Zugriff die Mitarbeiter weder VPN noch besondere Hardware benötigen. In gemeinsamen Projektspaces findet man dabei nicht nur alle nötigen Informationen, sondern bestenfalls auch die dazugehörigen Dateien und Ansprechpartner. Zusätzlich gibt es eine Vielzahl an informellen Themen, die hier abgebildet werden können. Angefangen bei Prozessen oder Formularen über Personalthemen, Datenschutz und Vorlagen bis zu Organigrammen mit den hierarchischen Zuständigkeiten.
3. Kommunikation & Kollaboration
Egal wie viel Wissen angehäuft wird, nur wenn eine effiziente Verarbeitung stattfindet, kann ein Nutzen daraus gezogen werden. Daher sind Möglichkeiten, um sich regelmäßig abzustimmen und die Kompetenzen zusammenzubringen, unabdingbar.
Hilfreich sind dabei allgemein akzeptierte Kommunikationsregeln (Welches Kommunikationsmedium wird in welchen Situationen eingesetzt, wie verhalten wir uns in Meetings, wie stimmen wir uns außerhalb von Meetings ab, wie organisieren wir unsere Arbeit?) und Tools, die diese vielfältige Kommunikation ermöglichen.
Zusammenarbeit im digital Workplace kann beispielsweise das gleichzeitige gemeinsame Bearbeiten einer Inhaltsseite oder eines Dokuments sein. Wichtigstes Stichwort bezüglich Zusammenarbeit ist aber asynchrones Arbeiten. Gerade, wenn die Kollegen nicht jederzeit verfügbar sind, helfen Funktionen wie das Kommentieren von Inhalten ungemein. Die Mitarbeiter teilen Seiten oder Dokumente mit anderen Projektmitgliedern und können ihnen eine Notiz hinterlassen oder gemeinsam eine Aufgabenliste bearbeiten.
Dr. Angela Berrisch
Leiterin Intranet & Digital Workplace
