Plötzlich im Homeoffice – und jetzt?

Warum wir auch nach Corona einen digitalen Arbeitsplatz brauchen

Mit Corona bekommt das Thema Digitalisierung eine ganz neue Bedeutung. Von einem Tag auf den anderen mussten rund ein Fünftel der deutschen Arbeitnehmer ins Homeoffice umziehen. Das hat in den meisten Unternehmen sowohl die Kommunikation als auch die Art der Zusammenarbeit von heute auf morgen verändert. Für die Mitarbeiter zuhause sind die digitalen Tools zur Zusammenarbeit plötzlich existenziell. Viele Firmen mussten innerhalb weniger Tage eine digitale Infrastruktur aufbauen, was normalerweise ein Jahres-Projekt gewesen wäre. Und für alle haben News eine ganz neue Bedeutung bekommen: Wie erfahren wir, wie es weitergeht?  Wir lernen aus der besonderen Situation, wie wichtig inzwischen der digitale Arbeitsplatz ist und dass wir – wenn es sein muss – schnell etwas aufbauen können, was funktioniert. Um auch zukünftig erfolgreich digital zusammenzuarbeiten, müssen wir weiterentwickeln, was wir jetzt spontan realisiert haben. Wir erzählen, welche Themen/Anforderungen dabei die wichtigsten sind und wie man diese erfolgreich umsetzen kann.

Was sind die zentralen Themen, bei denen uns der Digital Workplace helfen kann?

1. News

Besonders in Zeiten wie diesen ist es wichtig, dass Mitarbeiter jederzeit umfassend informiert sind. Neben den offiziellen Neuigkeiten zur aktuellen Lage des Unternehmens, Ankündigungen und übergreifenden Themen, können die Mitarbeiter für sie relevante Kanäle abonnieren oder im Magazin nach spannenden Artikeln aus der Vergangenheit stöbern.

Im News-Bereich gibt es aber nicht nur die offiziellen Neuigkeiten, sondern auch Tipps von den Kollegen.

Alle haben hier die Möglichkeit Informationen weiterzugeben, die für die anderen Mitarbeiter relevant sind – über alle Ebenen hinweg und in alle Richtungen.

2. Wissensbasis

Zentraler Dreh- und Angelpunkt für die Arbeit im Homeoffice und von unterwegs ist eine gemeinsame Wissensbasis, auf die alle Mitarbeiter, im besten Falle orts- und geräteunabhängig, zugreifen können. Informationen, die sich oft nur in den Köpfen der Kollegen befinden, müssen heute sowohl sichtbar als auch auffindbar sein, um auch in Phasen des mobilen Arbeitens hilfreich zu sein und Produktivität zu ermöglichen.

Konzepte und Absprachen werden auf einer Online-Wissensplattform notiert, für deren Zugriff die Mitarbeiter weder VPN noch besondere Hardware benötigen. In gemeinsamen Projektspaces findet man dabei nicht nur alle nötigen Informationen, sondern bestenfalls auch die dazugehörigen Dateien und Ansprechpartner. Zusätzlich gibt es eine Vielzahl an informellen Themen, die hier abgebildet werden können. Angefangen bei Prozessen oder Formularen über Personalthemen, Datenschutz und Vorlagen bis zu Organigrammen mit den hierarchischen Zuständigkeiten.

3. Kommunikation & Kollaboration

Egal wie viel Wissen angehäuft wird, nur wenn eine effiziente Verarbeitung stattfindet, kann ein Nutzen daraus gezogen werden. Daher sind Möglichkeiten, um sich regelmäßig abzustimmen und die Kompetenzen zusammenzubringen, unabdingbar.

Hilfreich sind dabei allgemein akzeptierte Kommunikationsregeln (Welches Kommunikationsmedium wird in welchen Situationen eingesetzt, wie verhalten wir uns in Meetings, wie stimmen wir uns außerhalb von Meetings ab, wie organisieren wir unsere Arbeit?) und Tools, die diese vielfältige Kommunikation ermöglichen.

Zusammenarbeit im digital Workplace kann beispielsweise das gleichzeitige gemeinsame Bearbeiten einer Inhaltsseite oder eines Dokuments sein. Wichtigstes Stichwort bezüglich Zusammenarbeit ist aber asynchrones Arbeiten. Gerade, wenn die Kollegen nicht jederzeit verfügbar sind, helfen Funktionen wie das Kommentieren von Inhalten ungemein. Die Mitarbeiter teilen Seiten oder Dokumente mit anderen Projektmitgliedern und können ihnen eine Notiz hinterlassen oder gemeinsam eine Aufgabenliste bearbeiten.

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Wie gehen wir vor?

User Research: Wie wollen wir zukünftig arbeiten?
User Research: Wie wollen wir zukünftig arbeiten?

Wir gehen die Sache ganz pragmatisch an: Wir fragen Ihre Mitarbeiter, welche der bereits umgesetzten Maßnahmen ihnen in Corona-Zeitengeholfen haben und was Sie auch in Zukunft gerne beibehalten möchten. Was ist vielleicht zukünftig nicht mehr so wichtig und was fehlt, um die Arbeit am digitalen Arbeitsplatz noch besser zu machen. Ob wir mittels einer Online-Umfrage, durch Interviews mit Kollegen oder in einem User-Journey-Workshop aktuelle Erfahrungen sowie Bedürfnisse erfragen, um daraus Anforderungen für den zukünftigen Workplace abzuleiten,entscheiden Sie.

Strategieentwicklung: Wie gehen wir weiter vor?
Strategieentwicklung: Wie gehen wir weiter vor?

Sie haben schnell und pragmatisch viele wichtige Aspekte für Ihre digitale Zusammenarbeit in Zeiten von Coronaumgesetzt. Für den zukünftigen digitalen Arbeitsplatz geht es jetzt darum, diese Maßnahmen in Ihre Unternehmensstrategie einzuordnen. Das bedeutet, die getroffenen Entscheidungen zu prüfen und zu strukturieren. Passen die gewählten Tools in die IT-Strategie?

Vielleicht gab es ja bereits eine Planung für andere digitale Projekte, die Sie zugunsten der Maßnahmen zurückgestellt haben. Wie wollen Sie damit umgehen?Vielleicht müssen Sie ja Ihre Organisation anpassen, um die aktuelle Kommunikation auch in der "Normalität" aufrecht erhalten zu können. Auf der Grundlage des Feedbacks Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Anforderungen an die digitale Zusammenarbeit prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, wie Sie Ihre Pläne vor der Krise mit dem Status quo verbinden und weiterentwickeln können.

Konzeption und Umsetzung: Wie soll unser Workplace aussehen?
Konzeption und Umsetzung: Wie soll unser Workplace aussehen?

Den Anfang haben Sie bereits gemacht. Im nächsten Schritt geht es darum, wieder in ein planbares Projekt zukommen. Wahrscheinlich haben Sie einen Weg gefunden, Ihre Mitarbeiter während der aktuellen Situationregelmäßig mit den wichtigsten Informationen zu versorgen. Ein Newskonzept hilft Ihnen zu definieren, wie Sie dies in Zukunft noch personalisierter machen können und welche Kanäle Sie dazu brauchen. Und vielleicht haben Sie festgestellt, dass viele der in der Krise benötigten Informationen auch dauerhaft von Relevanz sind oder bereits vorhanden sind, aber einfach nicht gefunden wurden? Da hilft eine Informationsarchitektur, welche die Bedürfnisse und Arbeitskontexte Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt. Wenn wir Ihre Mitarbeiter befragen, wissen wir, ob es Bereiche für sensible Informationen braucht oder vielleicht einen Eventkalender. Gerade wenn Kollegen von verschiedenen Orten aus arbeiten, sind informative Mitarbeiterprofile sehr hilfreich - und das hilft auch, wenn die Mitarbeiter wieder im Büro sind. Welche Konzepte Sie brauchen, um die digitalen Informationsmaßnahmen für die „Normalität“weiterzuentwickeln, erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam.

Zurück zur „Normalität“ – Vom Homeoffice zum digitalen Arbeitsplatz
Zurück zur „Normalität“ – Vom Homeoffice zum digitalen Arbeitsplatz

Auf diese Weise können Sie die Geschwindigkeit, die Sie in den vergangenen Wochen für die digitale Zusammenarbeit aufnehmen mussten, in den Arbeitsalltag übernehmen. Verstehen Sie die Maßnahmen in Zeiten des Aufbruchs als Piloten, den Sie jetzt weiterentwickeln: Sie haben viele Erfahrungen gesammelt, die wir jetzt gemeinsam auswerten, in Konzepte umsetzen und realisieren können. Sie wissen jetzt, wie Sie als Unternehmen kommunizieren wollen und müssen. Ihre Mitarbeiter haben sich mit digitalen Tools angefreundet und wahrscheinlich neue Anforderungen entwickelt. Das ist eine Chance für den digitalen Arbeitsplatz Ihres Unternehmens, die Sie jetzt nutzen sollten!

Best-Case Beispiel Digital Workplace

Das neue Intranet der Stadtentwässerungsbetriebe Köln

Digital Workplace mit Confluence und Linchpin

„Mit dem neuen Intranet gehen wir als Unternehmen neue Wege der Zusammenarbeit. Das neue StEBnet fördert Dialog, Transparenz und Partizipation und vereinfacht damit die tägliche Arbeit. Die nexum AG hat uns dabei als Generalunternehmer auf allen Ebenen umfangreich begleitet: vom Kick-off über Konzept, Entwicklung bis hin zu Pilotbetrieb, Schulung und redaktionellem Rollout konnten wir immer auf die Kompetenz der nexum AG zurückgreifen.“ – Stefan Sonntag, Projektleiter StEBnet II

Ihre Ansprechpartnerin
Dr. Angela Berrisch

Dr. Angela Berrisch

Leiterin Intranet & Digital Workplace