Social Collaboration für Firstline Worker

Social Intranet: Bessere Zusammenarbeit für Information und Firstline Worker

Wenn vom Social Intranet, von Kommunikation und Zusammenarbeit die Rede ist, geht es fast immer um die "Wissensarbeiter", die "Information Worker" - jene Personen im Unternehmen, die ihre Arbeit vorrangig mit Hilfe eines Bildschirmarbeitsplatzes bewältigen. Doch auch die "Firstline Worker", also die Kollegen im Kundenkontakt, im Vertrieb, in der Produktion, der Dienstleitung oder in der Pflege können von der digitalen Unterstützung profitieren - vorausgesetzt, das Intranet ist mobil verfügbar und bietet die für ihre Aufgaben relevanten Informationen.

Der digitale Arbeitsplatz: Status-quo

Der Digitalverband Bitkom hat 2018 über 1.100 Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern befragt, wie weit sie den digitalen Arbeitsplatz bereits umgesetzt haben. Zwei von drei Unternehmen sind nach eigener Einschätzung up to date, jedes dritte hat noch Nachholbedarf. Doch das Verständnis der Digitalisierung variiert je nach Unternehmen: während größere Firmen über die Automatisierung von Geschäftsprozessen, die Digitalisierung von Mitarbeiterservices und Unterstützung von Kommunikation und Zusammenarbeit teilweise größere Veränderungen der Unternehmenskultur in Gang gesetzt haben, geht es bei vielen Mittelständlern um Effizienzsteigerung in der Buchhaltung, bei der Rechnungsstellung oder einfach um die Bereitstellung von Unternehmens-News.

Digitale Kollaboration für Firstliner in Produktion und Pflege

Allen gemeinsam ist jedoch, dass von den Veränderungsprozessen vorrangig die Mitarbeiter profitieren, die über ihren Bildschirmarbeitsplatz direkt auf die digitalen Tools zugreifen können. Weltweit machen sie jedoch nur rund 40% der Belegschaft aus.

Dabei hat das Fraunhofer Institut bereits 2013 in einer Studie festgehalten, wie hoch die Relevanz der digitalen Verfügbarkeit von Informationen und digitalen Tools für die sogenannten Firstliner in der Produktion und im Pflegebereich ist.

Quelle: Bitkom Research (Befragung von Unternehmen ab 20 Mitarbeitern (2016: n = 1.108; 2018: n = 1.106), rundungsbedingt nicht immer 100 Prozent)

Arbeiten 4.0 ist die aktuelle Forderung

73% der Beschäftigten in der Produktion sehen den Einsatz von mobilen Geräten zur schnelleren Verarbeitung von Daten als sinnvoll und wichtig.
72% sehen das Potenzial von schnell verfügbaren Informationen als Lösung für das kurzfristige Eingreifen in Prozesse als hoch an.
82% der Beschäftigten mit einem gut digitalisierten Arbeitsplatz sehen sich in der Lage ihre Arbeit bis zur Rente weiter zu machen. 61% mit einem schlecht digitalisierten Arbeitsplatz könnten das nicht.
70% der Beschäftigten im Dienstleistungssektor empfinden den Aufwand der analogen Dokumentation als lästig und mit viel zu hohem Aufwand verbunden. Digitalisierung wird hier als die beste Lösung empfunden.
55% der Beschäftigten im Dienstleistungssektor sehen eine Qualitätssteigerung der Dokumentation durch den Einsatz von mobilen Geräten.

Intranet und Digital Workplace für Firstline Worker

Wie sieht der optimale Arbeitsplatz für die Firstliner aus? Während es für die Information Worker bereits eine ganze Reihe von Best Practises für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit gibt - vom Unternehmens-Blog über Social Features bis zu digitalen Projekträumen - scheint die digitale Unterstützung der Kollegen in Produktion, im Vertrieb, in der Pflege oder der Dienstleistung schwierig.

Während der Kollege im Sales es sicher begrüßen wird, wenn er Produktinformationen schnell digital abrufen kann statt vergeblich beim Produktmanager anzurufen, wird ein Fahrer im Fuhrpark es als Service empfinden, wenn er Dienstpläne und deren Aktualisierungen in Echtzeit abrufen kann. Pflegepersonal profitiert vielleicht am meisten von der Dokumentation von Patientendaten oder einer Knowledge Base für medizinische Maßnahmen oder Medikamente.

Für alle, ganz gleich ob sie am Bildschirm sitzen oder in direktem Kundenkontakt unterwegs sind, ist jedoch die Teilhabe an der Kultur ihres Unternehmens und der Kommunikation mit den Kollegen von zentraler Bedeutung - vom Kantinenplan bis zu den aktuellen Nachrichten.

Unser Vorgehen für Ihr Intranet-Projekt

Jede Software und jede Webpräsenz wird vom Nutzer getestet. Die Frage ist nur wann.

Analyse und User Research:
Wir analysieren, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten und welche Unterstützung bei den relevanten Aufgaben gebraucht wird. Gemeinsam identifizieren wir das Potenzial der digitalen Maßnahmen im Rahmen Ihrer Projekt- und Businessziele.
Welche Tools und Technologien für die Umsetzung Ihrer Anforderungen am besten geeignet sind, entscheiden wir auf Basis der erhobenen Anforderungen und Ihrer Projektziele.
Konzeption und Pilotierung:
Wir erarbeiten Ideen, wie die Mitarbeiter Wissen teilen und zusammenarbeiten können und wie Kommunikation in Ihrem Unternehmen am besten unterstützt werden kann.
Und diese Ideen setzen wir in einer Pilotphase gemeinsam mit einer engagierten Mitarbeitergruppe direkt in der gewählten Technologie um. So können wir direkt testen, ob die Lösung von den Mitarbeitern verstanden und genutzt werden kann.
Launch und Roll out:
Und wenn Sie möchten, unterstützen wir Sie auch bei der Organisation der Prozesse, die für den Betrieb Ihres neuen Intranets erforderlich sind. Damit Sie Ihr neues Intranet weiterentwickeln und an neue Anforderungen anpassen können.